5 načina na koje IT automatizacija štedi novac

Ako vodite malu ili srednju tvrtku, vjerojatno Vam se čini da je “automatizacija” nešto za velike korporacije s IT odjelima od dvadeset ljudi. Ali upravo male tvrtke imaju najviše koristi, jer kod Vas svaki sat rada ima veću težinu.

Evo pet konkretnih primjera u kojima jednostavna IT rješenja štede realan novac i vrijeme.

1. Automatsko fakturiranje

Problem: Na kraju mjeseca sjednete za računalo i ručno izrađujete račune. Kopirate podatke iz narudžbi, provjeravate iznose, formatirate dokument, šaljete PDF-ove e-mailom. Za tvrtku s 30-50 klijenata, to lako pojede 8-10 sati mjesečno.

Rješenje: Sustav koji automatski generira račune iz Vaših narudžbi, radnih sati ili ugovora. Račun se kreira, numerira, šalje klijentu i arhivira, sve bez Vašeg uplitanja. Vi samo pregledate i odobrite.

Ušteda: 5-10 sati mjesečno. Uz prosječnu satnicu od 15-20 EUR, to je 100-200 EUR mjesečno koje možete uložiti u posao umjesto u administraciju. A još važnije, računi izlaze na vrijeme, pa se i naplata ubrzava.

2. Online sustav za rezervacije i termine

Problem: Klijent zove, Vi provjeravate kalendar, predlažete dva termina, klijent se javlja sutra, Vi ste na terenu i ne možete se javiti, klijent zove opet… Rezultat: propušteni pozivi, duple rezervacije i frustracija na obje strane.

Ovo posebno pogađa uslužne djelatnosti: frizerske salone, stomatološke ordinacije, iznajmljivače apartmana, autoservise.

Rješenje: Online sustav za rezervacije gdje klijenti sami biraju slobodan termin, 24 sata dnevno. Sustav automatski ažurira kalendar, šalje potvrdu klijentu i podsjetnik dan prije termina.

Ušteda: Manje propuštenih poziva, nula duplih rezervacija i manje “no-show” termina. Tvrtke koje uvedu online rezervacije tipično smanje broj propuštenih termina za 30-40%. Ako jedan propušteni termin vrijedi 50 EUR, a imate ih 8 mjesečno, to je oko 150-200 EUR manje izgubljenog prihoda mjesečno.

3. Automatski izvještaji

Problem: Svaki petak popodne netko u tvrtki sjeda za Excel i ručno sastavlja tjedni izvještaj: koliko je narudžbi bilo, koji su prihodi, koliko je otvorenih zadataka. Traje sat-dva, a nitko to ne voli raditi.

Rješenje: Sustav koji automatski povlači podatke iz Vaših alata (narudžbe, CRM, financije) i generira izvještaj. Ponedjeljkom ujutro u inbox Vam stigne pregledan izvještaj s ključnim brojevima, bez da je itko potrošio minutu na njegovo sastavljanje.

Ušteda: 4-8 sati mjesečno ručnog rada na izvještajima. Ali prava vrijednost je u tome što izvještaje zaista dobivate, redovito, na vrijeme i bez izgovora. Odluke temeljene na stvarnim podatcima umjesto na osjećaju.

4. Automatske obavijesti klijentima

Problem: Klijent naruči proizvod, ali ne dobije potvrdu pa zove da provjeri je li narudžba prošla. Termin je zakazan za sutra, ali klijent je zaboravio pa ne dođe. Račun je dospio prije 15 dana, ali nitko nije poslao podsjetnik.

Rješenje: Automatski e-mailovi i SMS poruke za:

• Potvrde narudžbi: klijent odmah zna da je sve u redu
• Podsjetnike na termine: dan prije ili dva sata prije
• Podsjetnike za plaćanje: pristojni, automatski, na vrijeme

Ušteda: Smanjenje no-show termina za 30-50%. Brža naplata, jer tvrtke koje šalju automatske podsjetnike za plaćanje tipično naplaćuju 10-15 dana brže. Za tvrtku s 20.000 EUR mjesečnog prometa, to može značiti razliku između pozitivnog i negativnog cash flowa.

5. Praćenje zaliha u realnom vremenu

Problem: Na skladištu imate 200 artikala. Stanje provjeravate ručno, jednom tjedno. U međuvremenu, prodali ste zadnji komad nečega a niste naručili novo, ili ste naručili robu koje već imate dovoljno. Rezultat: nezadovoljni kupci i vezan kapital u nepotrebnim zalihama.

Rješenje: Sustav koji prati stanje zaliha u realnom vremenu. Svaka prodaja automatski ažurira stanje. Kada zalihe padnu ispod definirane granice, sustav Vam šalje upozorenje, ili čak automatski kreira narudžbu prema dobavljaču.

Ušteda: Nema više rasprodanih artikala koje kupci traže (izgubljen prihod) i nema pretjeranog naručivanja (vezan kapital). Tvrtke s automatskim praćenjem zaliha smanje nedostatak robe za 50-70% i optimiziraju zalihe za 15-25%.

Odakle početi?

Ne morate automatizirati sve odjednom. Počnite s jednim procesom koji Vas najviše košta, bilo u satima, bilo u propuštenim prihodima. Čak i jedna dobro implementirana automatizacija može se isplatiti unutar 2-3 mjeseca.

U TechCraftu pomažemo malim i srednjim tvrtkama da identificiraju te prilike i implementiraju prilagođena softverska rješenja koja stvarno funkcioniraju, bez nepotrebne kompleksnosti i prilagođena Vašem načinu rada. Javite nam se i razgovarajmo o tome što bi automatizacija mogla značiti za Vaše poslovanje.